Dzierżawa drukarki do biura pozwala korzystać z urządzenia na warunkach ustalonych z dostawcą, bez konieczności jego zakupu. O tym, czy propozycja pasuje do firmy, decyduje jednak nie tylko miesięczna opłata. Równie ważne są sposób rozliczania wydruków, zakres obsługi i zasady postępowania wtedy, gdy urządzenie wymaga naprawy.
Zacznij od rzeczywistej liczby wydruków
Przygotuj odczyty liczników z kilku miesięcy. Rozdziel wydruki czarno-białe i kolorowe, a jeśli korzystacie z A3 — zaznacz również ten format. Dopisz okresy większego obciążenia: rozliczenia, rekrutacje, wysyłki dokumentów czy początek roku szkolnego. Średnia z jednego spokojnego miesiąca może nie pokazać potrzeb biura.
Poza liczbą stron opisz typowe zadania. Czy drukujecie głównie dokumenty tekstowe, czy również materiały dla klientów? Ile osób korzysta ze sprzętu? Czy potrzebny jest druk poufny, skanowanie dwustronne, dodatkowe podajniki lub zszywanie? Urządzenie powinno odpowiadać na te zadania, a nie tylko na docelową opłatę.
Porównuj ten sam zakres kosztów
W jednej ofercie opłata za urządzenie i koszt strony mogą być rozdzielone, w innej pojawia się pakiet wydruków. Poproś o wyjaśnienie, co dokładnie obejmuje każda pozycja. Sprawdź, jak rozliczane są wydruki ponad pakiet, niewykorzystane strony i zmiany liczby wydruków w kolejnych miesiącach.
Do porównania przyjmij ten sam okres i jednakową liczbę stron. Oddziel opłaty stałe od zmiennych oraz sprawdź, czy kwoty są podane netto czy brutto. Nie porównuj samego abonamentu, jeśli w jednej propozycji część obsługi jest rozliczana osobno.
- Jak liczona jest strona A3 i wydruk dwustronny?
- Jak urządzenie kwalifikuje stronę jako kolorową?
- Czy występuje minimalna opłata lub minimalny wolumen?
- Czy i na jakich zasadach opłaty mogą się zmieniać?
Ustal, co obejmują materiały i serwis
W ofercie powinno być jasno zapisane, jakie materiały dostarcza usługodawca i kto je zamawia. Zapytaj o tusz lub toner, części eksploatacyjne, przeglądy, dojazdy i robociznę. Osobno ustal zakup papieru oraz sytuacje, które nie mieszczą się w uzgodnionym zakresie obsługi.
Ważna jest także organizacja zgłoszeń: kanał kontaktu, godziny pracy serwisu i sposób uzgadniania terminu interwencji. Rozróżnij czas reakcji od czasu zakończenia naprawy. Jeżeli przestój byłby dla firmy szczególnie uciążliwy, zapytaj o dostępność urządzenia zastępczego i warunki jego udostępnienia. Takie świadczenie powinno wynikać z uzgodnień, a nie z domysłu.
Sprawdź instalację i codzienną obsługę
Ustal, kto przygotowuje sprzęt, sterowniki i ustawienia skanowania. Przy urządzeniu sieciowym potrzebne mogą być informacje od osoby opiekującej się informatyką. Warto od razu omówić uprawnienia użytkowników, odbiór wydruków oraz sposób przekazywania liczników.
Dobrze też wiedzieć, co zrobić przy zmianie sieci, komputerów lub lokalizacji biura. Zapytaj, które czynności mieszczą się w obsłudze, a które wymagają odrębnego uzgodnienia. Pozwala to zaplanować przeprowadzkę lub rozbudowę zespołu bez nieporozumień.
Pomyśl o końcu umowy jeszcze przed jej rozpoczęciem
Przeczytaj warunki okresu współpracy, przedłużenia, wypowiedzenia i zwrotu urządzenia. Ustal sposób rozliczenia liczników, odbioru sprzętu oraz usunięcia danych i ustawień zapisanych w urządzeniu. Jeśli przewidujesz zmianę potrzeb, zapytaj wcześniej o możliwość wymiany modelu i sposób przeliczenia opłat.
Do wstępnego doboru wystarczą: miesięczna liczba stron, udział koloru, potrzebne formaty, liczba użytkowników i najważniejsze funkcje. W MITEL na tej podstawie możemy przygotować propozycję urządzenia i zakresu obsługi. Poznaj sposoby współpracy i zapytaj o dzierżawę →
