Jednym z bardzo istotnych elementów zarządzania drukiem jest ich kontrola. Większość firm nie przykłada uwagi na to ile procent ich obrotu pożerają wydruki. po przez Nasze długoletnie doświadczenie możemy sporządzić mini audyt jak zminimalizować koszty wydruków i kopiowania dokumentów oraz zmniejszyć zanieczyszczenie środowiska naturalnego:

10 przykazań jak zmniejszyć koszty wydruku

10 powodów, dla których warto zoptymalizować flotę drukującą

1) Niższe koszty drukowania. 

Podstawową korzyścią z wdrożenia procedur optymalizacyjnych jest obniżenie kosztów drukowania – nawet o 30%!

2)Efektywne wykorzystanie urządzeń.

W każdej firmie, wśród urządzeń składających się na flotę drukującą, znajdują się takie, bez których firma nie mogłaby funkcjonować, ale i takie, które głównie pokrywają się kurzem.Optymalizacja floty pozwoli zatem w pełni wykorzystać potencjał posiadanego sprzętu i zmaksymalizować jego wydajność

3)Drukowanie do pasowane do rzeczywistych potrzeb biura.

Analiza wykorzystania sprzętu w firmie pozwala na odpowiednie dobranie typu urządzeń do każdego departamentu i przypisanie poszczególnym pracownikom szczegółowych uprawnień. Dzięki personalizacji procedur drukowania każdy pracownik może produkować potrzebne materiały w sposób efektywny i zgodny z jego oczekiwaniami i obowiązkami.

4)Wygodna i tania dystrybucja dokumentów.

Kolejnym aspektem mało efektywnego wykorzystania floty drukującej jest niepotrzebne, „automatyczne” drukowanie wszystkich dokumentów – notatek, maili, roboczych wersji materiałów korporacyjnych – w celu przekazania ich dalszym odbiorcom. – Takie działania generują koszty, których można uniknąć stosując skuteczne procedury digitalizacji korespondencji.

5)Odciążenie wewnętrznego działu IT.

Korzystanie z usług zewnętrznego podmiotu w zakresie zarządzania flotą drukującą pozwala w znacznym stopniu odciążyć wewnętrzny dział IT. Zadania związane z konserwacją, serwisowaniem, zaopatrzeniem w materiały eksploatacyjne są odpowiedzialnością zatrudnionych zewnętrznie specjalistów. Dla przedsiębiorstwa oznacza to stale sprawną flotę drukującą i efektywniejsze wykorzystanie zasobów ludzkich własnego działu IT.

6)Flota pod kontrolą.

Automatyczny odczyt liczników pozwala na pełny dostęp do wiarygodnych informacji niezbędnych do sporządzania rozliczeń miesięcznych i wystawiania faktur. Informacje są pozyskiwane szybko, bez przekłamań i bez konieczności angażowania pracowników firmy.

7)Urządzenia pod opieką profesjonalnego serwisu.

Dzięki temu materiały eksploatacyjne są dostarczane zawsze „na czas”, a urządzenia naprawiane natychmiast po rozpoznaniu usterki przez system zarządzający. Korzystanie z profesjonalnej i skutecznej opieki serwisowej gwarantuje spokój i przekonanie, że użytkowany sprzęt będzie działał zgodnie z jego przeznaczeniem. Ponadto przekazanie opieki nad całą flotą jednemu podmiotowi usprawnia procedury serwisowe, przyspiesza czas reakcji, ułatwia komunikację i przyczynia się do redukcji wydatków.

8)Zapewnienie bezpieczeństwa środowiska pracy i poufności wydruków.

Zoptymalizowanie floty pozwala wdrożyć rozwiązania zapobiegające zaginięciu wydruków i wyciekom informacji. Umożliwiają to procedury autoryzacji użytkowników, monitorowanie wszystkich operacji wykonywanych przy urządzeniach oraz rozwiązania do kontroli procesu produkcji dokumentów. Nadanie pracownikom szczegółowych uprawnień do korzystania z określonych zasobów zapobiega przejęciu wydruków przez osoby niepowołane.

9)Wydajne zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi.

zlecenia obowiązku zaopatrzenia biura w materiały eksploatacyjne jednemu podmiotowi zewnętrznemu oraz kupowania takiej ich ilości, jaka jest potrzebna. W magazynach nie zalegają więc zapasowe tonery i tusze od wielu różnych producentów, które nie zostaną już wykorzystane, bo np. drukarka się zepsuła, a jej naprawa jest nieopłacalna. – Ponadto zlecenie zarządzania zaopatrzeniem jednemu podmiotowi zewnętrznemu pozwala na automatyzację procesu i przyczynia się do skrócenia czasu przestojów urządzeń.

10)Oszczędność przestrzeni biurowej.

Efektywność floty wiąże się z jej racjonalizowaniem, a nie wielkością! Odpowiednie zaaranżowanie przestrzeni biurowej pod względem pokrycia urządzeniami drukującymi, dopasowanie liczby pracowników do liczby drukarek pozwoli oszczędzić miejsce w biurze i stworzyć ergonomiczne środowisko pracy.